Algemene Voorwaarden General Terms & Conditions

Artikel 1 — DefinitiesArticle 1 — Definitions

• Opdrachtnemer: RAW Footage, handelend onder de naam Roffanova, gevestigd te Rotterdam.
• Service provider: RAW Footage, operating under the name Roffanova, based in Rotterdam.
• Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met Opdrachtnemer.
• Client: the natural or legal person entering into an agreement with the service provider.
• Diensten: workflow-automatisering, AI-integraties, n8n-implementaties en aanverwante werkzaamheden.
• Services: workflow automation, AI integrations, n8n implementations, and related work.
• Overeenkomst: elke schriftelijke of digitale afspraak tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever.
• Agreement: any written or digital arrangement between the service provider and the client.

Artikel 2 — ToepasselijkheidArticle 2 — Applicability

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en leveringen van Roffanova. Afwijkingen zijn uitsluitend geldig indien schriftelijk overeengekomen.

These terms and conditions apply to all quotations, agreements, and deliveries by Roffanova. Deviations are only valid if agreed upon in writing.

Artikel 3 — Aanbod en overeenkomstArticle 3 — Offer and Agreement

Alle offertes zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen, tenzij anders vermeld. Een overeenkomst komt tot stand na schriftelijke bevestiging door Opdrachtnemer of na aanvang van de werkzaamheden.

All quotations are non-binding and valid for 30 days unless stated otherwise. An agreement is formed upon written confirmation by the service provider or upon commencement of the work.

Artikel 4 — Uitvoering van de dienstenArticle 4 — Performance of Services

Roffanova spant zich in om de diensten naar beste inzicht en vermogen uit te voeren. De dienstverlening betreft een inspanningsverplichting, geen resultaatverplichting, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.

Roffanova commits to performing the services to the best of its ability. The engagement is a best-efforts obligation, not a results obligation, unless explicitly agreed otherwise in writing.

Roffanova maakt bij de uitvoering gebruik van AI-tools, waaronder Claude (Anthropic) en n8n. Opdrachtgever is hiervan op de hoogte en gaat hiermee akkoord.

Roffanova uses AI tools in its work, including Claude (Anthropic) and n8n. The client is aware of and consents to this.

Artikel 5 — Tarieven en betalingArticle 5 — Rates and Payment

Tarieven zijn vermeld in de offerte en zijn exclusief BTW, tenzij anders aangegeven. Maandelijkse retainer-diensten worden vooraf gefactureerd. Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum.

Rates are stated in the quotation and are exclusive of VAT unless otherwise indicated. Monthly retainer services are invoiced in advance. Payment is due within 14 days of the invoice date.

Bij niet-tijdige betaling is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is Roffanova gerechtigd de diensten op te schorten.

In the event of late payment, the client is in default by operation of law and Roffanova is entitled to suspend services.

Artikel 6 — Opzegging en beëindigingArticle 6 — Termination and Cancellation

Maandelijkse abonnementen zijn opzegbaar met een opzegtermijn van één kalendermaand. Opzegging dient schriftelijk (per e-mail) te geschieden vóór het einde van de lopende maand. Reeds betaalde maanden worden niet gerestitueerd.

Monthly subscriptions can be cancelled with one calendar month's notice. Cancellation must be submitted in writing (by email) before the end of the current month. Payments already made will not be refunded.

Roffanova behoudt zich het recht voor de overeenkomst per direct te beëindigen bij ernstige wanprestatie van Opdrachtgever.

Roffanova reserves the right to terminate the agreement with immediate effect in the event of a serious breach by the client.

Artikel 7 — Intellectueel eigendomArticle 7 — Intellectual Property

Alle door Roffanova ontwikkelde workflows, scripts en systemen blijven eigendom van Roffanova, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen. Opdrachtgever verkrijgt een niet-exclusief gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.

All workflows, scripts, and systems developed by Roffanova remain the property of Roffanova unless explicitly agreed otherwise in writing. The client obtains a non-exclusive right to use them for the duration of the agreement.

Artikel 8 — Vertrouwelijkheid en gegevensbeschermingArticle 8 — Confidentiality and Data Protection

Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie. De verwerking van persoonsgegevens geschiedt conform de AVG. Waar van toepassing wordt een verwerkersovereenkomst gesloten.

Both parties undertake to keep confidential information secret. Personal data is processed in accordance with the GDPR. Where applicable, a data processing agreement will be concluded.

Artikel 9 — AansprakelijkheidArticle 9 — Liability

De aansprakelijkheid van Roffanova is beperkt tot het bedrag dat in het kader van de betreffende overeenkomst in de afgelopen drie maanden is gefactureerd, met een maximum van €5.000 per gebeurtenis.

Roffanova's liability is limited to the amount invoiced under the relevant agreement in the preceding three months, with a maximum of €5,000 per event.

Roffanova is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of gederfde winst.

Roffanova is not liable for indirect damage, consequential loss, or lost profits.

Artikel 10 — OvermachtArticle 10 — Force Majeure

Roffanova is niet gehouden tot nakoming bij overmacht, waaronder storingen bij externe dienstverleners (waaronder AI-providers en cloudplatforms), internetuitval of andere buiten de macht van Roffanova liggende omstandigheden.

Roffanova is not obliged to perform in the event of force majeure, including failures at external service providers (such as AI providers and cloud platforms), internet outages, or other circumstances beyond Roffanova's control.

Artikel 11 — Toepasselijk recht en geschillenArticle 11 — Governing Law and Disputes

Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden in eerste instantie voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Rotterdam.

All agreements are governed by Dutch law. Disputes shall be submitted in the first instance to the competent court in the district of Rotterdam.

Artikel 12 — WijzigingenArticle 12 — Amendments

Roffanova behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd via e-mail.

Roffanova reserves the right to amend these terms. Amendments will be announced at least 30 days in advance by email.

Artikel 13 — Gegevensverwerking en verwerkersovereenkomstArticle 13 — Data Processing and Data Processing Agreement

13.1 Rollen onder de AVG13.1 Roles under the GDPR

Roffanova treedt op als verwerker (art. 4 lid 8 AVG). De Opdrachtgever treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de geautomatiseerde workflows worden verwerkt.

Roffanova acts as a processor (Article 4(8) GDPR). The client acts as the controller for personal data processed through Roffanova's automated workflows.

13.2 Verwerkersovereenkomst13.2 Data Processing Agreement

Partijen sluiten een verwerkersovereenkomst (art. 28 lid 3 AVG) bij aanvang van de dienstverlening. Deze omvat in ieder geval:

The parties shall conclude a data processing agreement (Article 28(3) GDPR) at the start of the engagement. This shall include at minimum:

• onderwerp, aard en doel van de verwerking;
• subject matter, nature, and purpose of the processing;
• categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens;
• categories of data subjects and personal data;
• duur van de verwerking;
• duration of processing;
• rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke;
• rights and obligations of the controller;
• technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
• technical and organisational security measures.

13.3 Categorieën van verwerkte gegevens13.3 Categories of Processed Data

Typische categorieën: naam- en contactgegevens, factuurgegevens, authenticatiegegevens en zakelijke communicatie. Roffanova verwerkt geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (art. 9 AVG), tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

Typical categories: name and contact details, invoice data, authentication data, and business communications. Roffanova does not process special categories of personal data (Article 9 GDPR) unless explicitly agreed otherwise.

13.4 Sub-verwerkers13.4 Sub-processors

• netcup GmbH, Karlsruhe, DuitslandGermany — serverinfrastructuur (ISO 27001/27701)server infrastructure (ISO 27001/27701)
• Brevo (Sendinblue SAS), Parijs, FrankrijkParis, France — e-mailcommunicatieemail communication
• Mollie B.V., Amsterdam — betalingsverwerkingpayment processing
• Anthropic PBC, San Francisco, VSUSA — Claude API, onder waarborgen conform hoofdstuk V AVGClaude API, under safeguards per GDPR Chapter V

Wijzigingen in sub-verwerkers worden minimaal 14 kalenderdagen van tevoren aangekondigd.

Changes to sub-processors will be announced at least 14 calendar days in advance.

13.5 Instructies en beveiliging13.5 Instructions and Security

Verwerking geschiedt uitsluitend op schriftelijke instructie. Maatregelen: TLS, toegangsbeveiliging, regelmatige back-ups en need-to-know-toegang.

Processing takes place only on written instruction. Measures include TLS, access controls, regular backups, and need-to-know access restrictions.

13.6 Datalekken13.6 Data Breaches

Datalekken worden uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking gemeld aan de Opdrachtgever.

Data breaches will be reported to the client no later than 24 hours after discovery.

13.7 Verwijdering van gegevens13.7 Data Deletion

Na beëindiging worden persoonsgegevens verwijderd of geretourneerd naar keuze van de Opdrachtgever. Back-ups worden uiterlijk 14 dagen na beëindiging vernietigd.

After termination, personal data will be deleted or returned at the client's discretion. Backups will be destroyed no later than 14 days after termination.

13.8 Verwerkingsregister13.8 Records of Processing

Roffanova houdt een intern verwerkingsregister bij conform art. 30 lid 2 AVG.

Roffanova maintains an internal record of processing activities in accordance with Article 30(2) GDPR.